Tagi w SuiteCRM – szybkie oznaczanie i wyszukiwanie rekordów

Tagi w SuiteCRM pozwalają na szybkie oznaczanie rekordów za pomocą dowolnych słów lub fraz. Dzięki nim można dodatkowo kategoryzować informacje znajdujące się w CRM i łatwiej wyszukiwać rekordy spełniające określone kryteria.

Tagi stanowią dodatkowe oznaczenie rekordu, niezależne od standardowych pól dostępnych w formularzu. Użytkownik może przypisać do jednego rekordu jeden lub wiele tagów, tworząc w ten sposób dodatkową strukturę organizowania danych.

Przykładowo firmie można przypisać tagi:

VIP · Klient stały · Warszawa · E-commerce

Dzięki temu później można szybko wyszukać lub odfiltrować wszystkie rekordy posiadające określone oznaczenie.

Szybkie dodawanie tagów w SuiteCRM

Tagi mogą być dodawane bezpośrednio z poziomu rekordu w SuiteCRM.

Po kliknięciu odpowiedniego przycisku użytkownik otrzymuje możliwość wybrania istniejącego tagu lub wpisania nowego oznaczenia.

Dodawanie tagów nie wymaga przechodzenia do osobnego modułu ani wykonywania dodatkowych operacji administracyjnych.

Użytkownik może przypisać do rekordu jeden lub wiele tagów, w zależności od potrzeb konkretnego procesu.

Tagi w SuiteCRM widoczne bezpośrednio przy rekordzie

Przypisane tagi mogą być prezentowane w kilku miejscach interfejsu SuiteCRM.

Mogą być widoczne między innymi:

Dzięki temu użytkownik może szybko rozpoznać najważniejsze oznaczenia bez konieczności otwierania dodatkowych informacji.

Wyszukiwanie rekordów po tagach

Jednym z najważniejszych zastosowań tagów jest możliwość wyszukiwania i filtrowania rekordów na podstawie przypisanych oznaczeń.

Podczas wyszukiwania system może podpowiadać istniejące tagi, dzięki czemu użytkownik nie musi pamiętać dokładnej nazwy oznaczenia.

Przykładowo wyszukanie tagu:

„VIP”

może pozwolić na szybkie wyświetlenie wszystkich rekordów oznaczonych jako VIP.

Podobnie można wyszukiwać między innymi:

„Do kontaktu”, „Priorytet”, „Nowy klient”, „Oferta” czy dowolne inne oznaczenia stosowane w firmie.

Tagi w SuiteCRM jako dodatkowy sposób kategoryzowania danych

Standardowe pola CRM służą do przechowywania uporządkowanych informacji, takich jak status, typ klienta, etap sprzedaży czy właściciel rekordu.

Tagi pozwalają natomiast dodawać elastyczne oznaczenia, których nie trzeba wcześniej definiować jako osobnych wartości w systemie.

Dzięki temu użytkownicy mogą tworzyć dodatkowe kategorie odpowiadające aktualnym potrzebom firmy.

Przykładowo w module firm można stosować tagi:

W module szans sprzedaży mogą to być:

Tagi w różnych modułach SuiteCRM

Funkcjonalność tagów nie musi być ograniczona do jednego modułu.

Tagi w SuiteCRM mogą być dostępne w każdym module, w którym administrator doda odpowiednie pole z tagami za pomocą narzędzi administracyjnych.

Oznacza to możliwość zastosowania tej funkcjonalności zarówno w standardowych modułach SuiteCRM, jak i w modułach niestandardowych.

Tagowanie może zostać wykorzystane między innymi w:

Zarządzanie tagami

Przypisane oznaczenia można łatwo usuwać bezpośrednio z poziomu rekordu.

Kliknięcie ikony „X” znajdującej się przy tagu powoduje jego usunięcie z danego rekordu.

Usunięcie tagu z rekordu nie musi oznaczać usunięcia samego tagu z systemu. Dzięki temu oznaczenie może nadal być wykorzystywane przy innych rekordach.

Automatyczne podpowiadanie istniejących tagów

Podczas dodawania oznaczenia system może wykorzystywać automatyczne podpowiedzi istniejących tagów.

Użytkownik zaczyna wpisywać nazwę, a system prezentuje pasujące oznaczenia. Pozwala to szybciej wybrać właściwy tag i ogranicza powstawanie wielu podobnych oznaczeń, na przykład:

„VIP”, „vip”, „Klient VIP”

Wprowadzenie jednolitego sposobu nazywania tagów ułatwia późniejsze wyszukiwanie i filtrowanie rekordów.

Tagi w SuiteCRM a wyszukiwanie i filtrowanie

Tagi mogą zostać zintegrowane z istniejącymi mechanizmami wyszukiwania SuiteCRM.

Dzięki temu użytkownik może połączyć tagowanie z innymi kryteriami wyszukiwania.

Przykładowo można wyszukać:

Firmy + tag „VIP” + określony handlowiec

lub:

Szanse sprzedaży + tag „Pilne” + określony etap sprzedaży

Pozwala to tworzyć bardziej precyzyjne zestawienia bez konieczności tworzenia dodatkowych pól dla każdej możliwej kategorii.

Tagi w SuiteCRM jako narzędzie organizacji pracy

Tagowanie może być również wykorzystywane do oznaczania rekordów wymagających określonego działania.

Przykładowe oznaczenia:

Do kontaktu
Pilne
Do weryfikacji
Oczekuje na odpowiedź
Ważny klient

Dzięki temu użytkownicy mogą szybko identyfikować rekordy wymagające uwagi i odpowiednio je filtrować.

Tagi dopasowane do procesów firmy

Sposób wykorzystania tagów może zostać dopasowany do indywidualnych potrzeb organizacji.

Możliwe jest przygotowanie rozwiązania uwzględniającego między innymi:

Dzięki temu tagi mogą być prostym narzędziem kategoryzowania rekordów albo elementem bardziej rozbudowanego procesu organizacji pracy.

Korzyści z wykorzystania tagów w SuiteCRM

Szybsze wyszukiwanie

Tagi pozwalają szybko odnaleźć rekordy posiadające określone oznaczenie.

Elastyczna kategoryzacja

Można dodawać własne oznaczenia bez konieczności rozbudowywania struktury pól CRM.

Lepsza organizacja danych

Tagi ułatwiają grupowanie rekordów według dodatkowych kryteriów.

Wygodne filtrowanie

Oznaczenia mogą być wykorzystywane jako dodatkowe kryterium wyszukiwania.

Proste zarządzanie

Dodawanie i usuwanie tagów odbywa się bezpośrednio z poziomu rekordu.

Możliwość zastosowania w wielu modułach

Funkcjonalność może być dostępna w dowolnych modułach, w których zostanie skonfigurowane pole tagów.

Rozbudowa SuiteCRM o funkcjonalność tagów

Jeżeli chcesz usprawnić organizację i wyszukiwanie danych w SuiteCRM, możemy rozbudować system o funkcjonalność tagowania rekordów.

Tagi mogą zostać wdrożone w wybranych modułach i dostosowane do sposobu pracy użytkowników oraz procesów biznesowych firmy.

Oznaczaj, grupuj i szybko wyszukuj rekordy w SuiteCRM.

Skontaktuj się z nami, aby omówić możliwość wdrożenia tagów w Twoim systemie CRM.