Wystawianie faktur bezpośrednio w SuiteCRM

Moduł Faktury PL rozszerza SuiteCRM o funkcjonalność wystawiania i obsługi dokumentów sprzedażowych bezpośrednio w systemie CRM.

Dzięki temu użytkownik nie musi przełączać się pomiędzy CRM a dodatkowym programem, aby przygotować dokument dla klienta. Faktura może zostać utworzona bezpośrednio z poziomu SuiteCRM i powiązana z kartoteką kontrahenta.

Moduł może obsługiwać między innymi:

Zakres funkcjonalności może zostać dostosowany do potrzeb firmy i sposobu prowadzenia sprzedaży.

Faktury powiązane z kontrahentami

Wystawiona faktura zawsze jest powiązana z konkretnym kontrahentem znajdującym się w SuiteCRM.

Dzięki temu wszystkie najważniejsze informacje dotyczące klienta i jego dokumentów sprzedażowych są dostępne w jednym miejscu.

W kartotece kontrahenta można następnie uzyskać dostęp do wystawionych dokumentów oraz historii sprzedaży.

Pozwala to łatwo sprawdzić, kiedy i jakie faktury zostały wystawione dla danego klienta.

Pozycje faktury z modułu Produkty

Pozycje znajdujące się na fakturze mogą być dodawane ręcznie lub wybierane z modułu Produkty.

W przypadku korzystania z bazy produktów użytkownik może wybrać odpowiednią pozycję zamiast każdorazowo wpisywać jej nazwę.

Na fakturze mogą być uwzględniane między innymi:

Pozwala to przyspieszyć wystawianie dokumentów i ograniczyć liczbę błędów przy wprowadzaniu danych.

Faktura pro forma i faktura VAT

Moduł umożliwia obsługę faktur pro forma oraz faktur VAT.

W zależności od konfiguracji procesu sprzedażowego z faktury pro forma można jednym kliknięciem wygenerować fakturę VAT.

Pozwala to zachować powiązanie pomiędzy dokumentami i ograniczyć konieczność ponownego wprowadzania tych samych danych.

Przykładowy proces może wyglądać następująco:

Pro forma → akceptacja zamówienia → wystawienie faktury VAT

Takie rozwiązanie może być szczególnie przydatne w firmach, które przed realizacją zamówienia wystawiają klientom dokument pro forma.

Faktury korygujące

Moduł Faktury PL może obsługiwać również wystawianie faktur korygujących.

Korekta jest powiązana z fakturą pierwotną, dzięki czemu w CRM zachowana zostaje informacja o zależności pomiędzy dokumentami.

Pozwala to łatwiej kontrolować historię zmian dotyczących konkretnej transakcji.

Duplikaty faktur

W przypadku konieczności ponownego udostępnienia klientowi dokumentu możliwe jest generowanie duplikatów faktur.

Informacja o dokumencie pozostaje w CRM, a użytkownik może wygenerować jego kopię w formacie PDF.

Automatyczne numerowanie faktur

Moduł może wykorzystywać automatyczne numerowanie wystawianych dokumentów.

Schemat numeracji może zostać dostosowany do przyjętych w firmie zasad, na przykład z uwzględnieniem:

Możliwe jest również zastosowanie różnych serii numeracji w zależności od potrzeb organizacji.

Generowanie faktur PDF

Wystawiona faktura może zostać wygenerowana w formacie PDF.

Dokument może zawierać dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje sprzedażowe, wartości netto i brutto, informacje dotyczące podatku VAT oraz pozostałe elementy wymagane w przyjętym wzorze faktury.

Wygląd dokumentu może zostać dostosowany do identyfikacji wizualnej firmy.

Możliwe jest przygotowanie własnego szablonu faktury zawierającego między innymi logo, dane firmy, dodatkowe informacje oraz elementy wymagane przez organizację.

Wysyłka faktury e-mailem

Wygenerowaną fakturę PDF można wysłać bezpośrednio z SuiteCRM do klienta jako załącznik wiadomości e-mail.

Adres odbiorcy może być pobierany z danych zapisanych w kartotece kontrahenta.

Proces może wyglądać bardzo prosto:

Wystaw fakturę → wygeneruj PDF → wyślij e-mail do klienta

Dzięki temu użytkownik nie musi pobierać dokumentu na komputer i przygotowywać osobnej wiadomości w programie pocztowym.

Szablony wiadomości e-mail

Proces wysyłki faktur może zostać uzupełniony o szablony wiadomości e-mail.

Treść wiadomości może być przygotowana wcześniej, a podczas wysyłki system automatycznie dołączy wygenerowaną fakturę PDF.

Pozwala to zachować jednolity sposób komunikacji z klientami i ograniczyć czas potrzebny na przygotowanie wiadomości.

Historia faktur w SuiteCRM

Wystawione dokumenty mogą być przechowywane w systemie i powiązane z odpowiednim kontrahentem.

Dzięki temu użytkownik może w jednym miejscu uzyskać dostęp do historii dokumentów wystawionych dla klienta.

Możliwe jest również filtrowanie i wyszukiwanie faktur według określonych kryteriów, na przykład:

Faktury a proces sprzedaży w CRM

Dużą zaletą umieszczenia fakturowania bezpośrednio w SuiteCRM jest możliwość powiązania dokumentów z innymi elementami procesu sprzedażowego.

Faktura może być powiązana między innymi z:

Pozwala to zachować informacje o całym procesie obsługi klienta w jednym systemie.

Przykładowy proces może wyglądać następująco:

Lead → Szansa sprzedaży → Oferta → Zamówienie → Faktura → Płatność

W zależności od wdrożenia poszczególne etapy mogą być zautomatyzowane i powiązane ze sobą.

Automatyzacja fakturowania

Moduł Faktury PL może zostać połączony z innymi funkcjonalnościami SuiteCRM, aby ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie.

Przykładowo określone zdarzenie w CRM może powodować utworzenie dokumentu lub zadania dla użytkownika.

Możliwe jest również wykorzystanie dodatkowych narzędzi automatyzacji, takich jak n8n, do obsługi procesów związanych z fakturami i innymi systemami wykorzystywanymi w firmie.

Dostosowanie modułu Faktury PL

Nie każda firma wystawia dokumenty sprzedażowe w taki sam sposób. Dlatego moduł może zostać dostosowany do indywidualnych wymagań.

Podczas wdrożenia można określić między innymi:

Dzięki temu faktury w SuiteCRM mogą zostać dopasowane do rzeczywistego procesu sprzedaży funkcjonującego w firmie.

Faktury w SuiteCRM – najważniejsze korzyści

Faktury bezpośrednio w CRM

Użytkownik może wystawiać dokumenty bez opuszczania SuiteCRM.

Szybsza obsługa sprzedaży

Dane klienta i produktów są dostępne bezpośrednio w systemie.

Mniej ręcznego wprowadzania danych

Produkty i dane kontrahenta mogą być pobierane z istniejących rekordów.

Dokumenty PDF

Faktury mogą być generowane w gotowym do wysłania formacie PDF.

Szybka wysyłka do klienta

Dokument może zostać wysłany bezpośrednio z CRM jako załącznik wiadomości e-mail.

Historia dokumentów

Faktury mogą być powiązane z kontrahentem i innymi elementami procesu sprzedaży.

Możliwość rozbudowy

Moduł może zostać rozszerzony o dodatkowe funkcje i integracje.

Rozbudowa SuiteCRM o moduł Faktury PL

Jeżeli chcesz wystawiać i obsługiwać dokumenty sprzedażowe bezpośrednio w systemie CRM, możemy rozbudować SuiteCRM o moduł Faktury PL.

Rozwiązanie umożliwia obsługę faktur VAT, faktur pro forma, faktur korygujących i duplikatów oraz generowanie dokumentów PDF i wysyłanie ich bezpośrednio do klientów.

Moduł może zostać zintegrowany z kontrahentami, produktami oraz innymi elementami procesu sprzedażowego w SuiteCRM.

Połącz obsługę klienta i fakturowanie w jednym systemie.

Możliwe jest również dostosowanie funkcjonalności modułu do indywidualnych potrzeb firmy i integracja z innymi systemami wykorzystywanymi w procesie sprzedaży.